¿Tienes integrantes de tu equipo trabajando a distancia? Seguro que si. Estamos en la era del trabajo remoto, lo que desde finales de los años 90 se conoció como “teletrabajo” pero no fue implementado de manera global hasta el año 2020 que gracias a la situación pandémica, se hizo absolutamente necesario deshabitar oficinas en pro de la seguridad de todos.
Los equipos virtuales han llegado para quedarse. Presentan gran factibilidad para las empresas debido a la posibilidad que brinda al poder captar los mejores talentos humanos sin dar importancia a su ubicación geográfica. Además de esto, se manejan en base a la asignación de actividades que deben ser cumplidas en una cantidad de tiempo acordada y requiere de mayor compromiso por parte de todos los involucrados para su éxito. Es por esto, que hoy en OpimoBiz te brindaremos 3 consejos para gestionar equipos virtuales y no mueras en el intento.
Equipos Virtuales
Las pautas para crear y mantener equipos virtuales, se basan en la misma organización y establecimiento de metas que existe en el ámbito laboral tradicional sólo que con un nivel de organización y comunicación superior. Entre las ventajas del trabajo remoto y la formación de equipos virtuales se encentran el ahorro de tiempo, recursos y flexibilidad horaria.
¿Cómo Gestionarlos?
#1 Define un Sistema de Trabajo
Ser líder de un equipo virtual trae consigo muchas responsabilidades. Es importante que te apoyes de las herramientas existentes en el mercado, software o aplicaciones que te ayuden a la asignación, desarrollo y revisión de las distintas actividades por cumplir del equipo. Existen aplicaciones web sencillas como Trello, que te permiten mantener conectado a los integrantes en base a los pendientes y actividades cumplidas, lo que genera una clara sincronía.
Establecer un sistema, te permitirá generar flujo de trabajo visual. Lo que significa que podrás mostrarle a tu equipo en tiempo real, la fase en la que se encuentra el proyecto en desarrollo, cual es el trabajo siguiente, en qué etapa se encuentra y el momento exacto en el que pasará a la siguiente. Y lo mejor de todo! No tendrás que estar detrás de cada integrante para que sepa que es su turno de realizar su parte. La buena coordinación es un punto clave para la gestión de equipos virtuales.
#2 Comunicación Efectiva
Definido como aquella “donde tanto el emisor como el receptor codifican un mensaje de forma equivalente” lo que se traduce en que cualquier mensaje sea trasmitido de manera exitosa. No se trata sólo de comunicar las cosas al equipo, sino que éste las entienda completamente.
En cualquier equipo de trabajo se necesita de este factor para cumplir con los objetivos. Pero cuando se trata de equipos a distancia, se convierte en una prioridad.
Nuestra recomendación es que establezcas pautas para la comunicación entre el equipo. Por ejemplo, utiliza la mensajería instantánea para comunicados informales sobre actividades en proceso, ajustes que deban realizarse de forma inmediata, etc. Todo comunicado formal envíalo a través de correo electrónico, acceso a plataformas y demás datos importantes. Planifica conferencias individuales y grupales en video, para lograr mayor interacción con los integrantes de tu equipo virtual.
Es importante que establezcas la frecuencia habitual con la que se realizarán estas video conferencias, con el objetivo de que todos los involucrados le agenden, tomando en cuenta incluso la diferencia horaria, para que sea satisfactoria y se eviten retrasos comunicacionales.
#3 Fija Tiempos de Entrega
Una vez converses sobre un nuevo proyecto, tarea o actividad y todos los puntos pendientes a realizar por cada integrante quedan claros, es momento de pautar los tiempos de entrega.
Debes establecer el orden de la cadena a seguir para finalizar con dicha tarea y para hacerlo de forma exitosa, cada integrante deberá cumplir con su parte a la fecha correspondiente.
Basta con que uno de los integrantes no cumpla, para que el resto de la cadena colapse y se corra el riesgo de no cumplir con las metas establecidas. Es por esto, que el compromiso y la confianza por parte de todo el equipo virtual son puntos claves para el desempeño promedio y satisfactorio.
Para reducir demoras y fallas en el proceso, incluye en tu sistema de trabajo los siguientes puntos:
- Cuál es el resultado a entregar
- Quien es el responsable del trabajo
- Fecha de Entrega
- Recursos necesarios para completar el trabajo
Y toma en cuenta que al definir las entregas, las mismas deben ser SMART: Especificas, Cuantificables, Alcanzables, Realistas y Basadas en el tiempo.
Finalmente, realiza un seguimiento a la productividad de tu equipo virtual para ayudarles a organizar su tiempo en caso de que se vean envueltos en alguna complicación.
